USD 0.88 btc 43632.79
facebook
twitter
instagram
linkedin
Žurnāls
Abonē žurnālu
Piesakies iknedēļas jaunumiem

Pierakstieties uz svarīgākajiem biznesa un tehnoloģiju materiāliem Latvijā

USD 0.88 btc 43632.79
Tehnoloģijas 12. Novembris 2021

Birojs viedtālruņa attālumā

Forbes Baltics

PRESES RELĪZE

Pandēmija agrāk vai vēlāk beigsies, bet attieksme pret darba organizāciju, iespējams, ir mainījusies uz visiem laikiem. Uzņēmumi apzinās, ka lielu biroju uzturēšana ne vienmēr attaisnojas.

Elastīgs darba laiks, kas ļauj apvienot attālināto un klātienes darbu, bieži vien ir daudz efektīvāks gan no darba rezultātu, gan līdzekļu taupīšanas viedokļa. Katrs uzņēmums tagad meklē savu ideālās darba organizācijas formulu, un šeit talkā nāk gudrie biroja pārvaldnieki. Viens no ērtākajiem ir Simple Office.

Pēc personīgās pieredzes

“Pirms pandēmijas mēs paši sev piemeklējām lielāku biroju un gandrīz vai sākām to remontēt, bet, kad beidzās Covid-19 ierobežojumi, secinājām, ka mums lielāks birojs nav vajadzīgs. Drīzāk jābūt pateicīgiem, jo attālinātā darba rezultātā daudziem cilvēkiem un uzņēmumiem mainījās izpratne par procesiem,” sarunu ar Forbes sāk uzņēmuma Unibranes līdzīpašnieks Dmitrijs Sapa.

Saskaroties ar jauno izaicinājumu, Dmitrijs, kurš informācijas tehnoloģiju jomā strādā jau gandrīz divdesmit gadu, kopā ar partneri Ivanu Aļošinu meklēja iespējamos risinājumus. “Kad sākās pandēmija, IT tirgus ļoti mainījās – gluži tāpat kā klientu prasības,” uzsver Dmitrijs. Tāpēc jaunu risinājumu meklēšana ģeogrāfijas ziņā nebija ierobežota. Un risinājums atradās Apvienotajos Arābu Emirātos, kur programmētāji bija radījuši produktu Simple Office. Tagad Unibranes ir šīs sistēmas oficiālais izplatītājs.

Jauni izaicinājumi

Piecas dienas klātienē – šāds darba režīms paliek pagātnē. Daudzas kompānijas pāriet uz kombinētu darba režīmu – dažās dienās darbinieku klātbūtne birojā ir nepieciešama, citreiz var strādāt no mājām. Periodiski rodas situācijas, kad darbiniekiem – visam kolektīvam vai tikai kādai nodaļai – jāapspriežas klātienē, bez displeja vai monitora starpniecības, dažreiz jāsatiek klienti.

Virkne pētījumu apstiprina – ne visi darbinieki vēlas atgriezties birojā uz visu nedēļu. Daudzās jomās, īpaši, ņemot vērā kvalificētu darbinieku deficītu, darba procesa organizēšanas ērtība ir konkurētspējīga priekšrocība cīņā par speciālistiem. Darba devējam ir grūts uzdevums – apmierināt darbinieku vēlmes un vajadzības, saglabājot uzņēmuma darba efektivitāti.

Uzņēmumi saprot – uzturēt telpas 100 darbiniekiem, ja reāli vienlaikus birojā atrodas 30–50 cilvēku, ir nepiedodama izšķērdība. Tomēr šajā situācijā acīmredzami pareizā izvēle – samazināt telpas – izvirza jaunus organizatoriskus uzdevumus, kas saistīti telpu izmantošanu un darbinieku savstarpējo saskarsmi.

Kā efektīvi organizēt kolektīvu darbu pie projektiem? Kā kontrolēt darbinieku skaitu, kas vienlaikus atrodas birojā? Kā panākt, lai pārrunu telpu izmantošanai vai vienkārši kopīgajās telpās, piemēram, ēdnīcā, neveidotos rindas? Praksē vadītājiem nākas operatīvi risināt visus šos jautājumus.

Jārīkojas maksimāli elastīgi. Strauja darba režīma maiņa ir liels stress darbiniekiem, pat ja viņi to neizrāda. Svarīgi ir veidot jaunus paradumus un uzskatāmi parādīt, ka visu iniciatīvu mērķis ir darbinieku veselības saglabāšana, drošības prasību nodrošināšana un komforts.

Šeit talkā nāk IT risinājumi – biroju menedžeri, kas organizē visu darba procesu. Taču ir ļoti svarīgi, lai šāda programmatūra būtu maksimāli ērta, pretējā gadījumā darbinieki to uztvers kā papildu apgrūtinājumu un to neizmantos.

Šāds mūsdienīgs problēmu risinājums, protams, bija pieejams arī pirms pandēmijas, taču tas vienmēr piesaistīja cilvēkus darba galdam. Tagad tas jau šķiet neērti, bet dažkārt pat vispār nesavietojami ar aktīvajām dienām. Dmitrijs Sapa ir pārliecināts – viņa kompānijas piedāvātais jaunais produkts Simple Office atbilst visām mūsdienu prasībām.  

Kā sistēma strādā praksē?

“Simple Office ir unikāla sistēma, kurai nav analogu. Ir līdzīgas sistēmas, kas veic tikai daļu no Simple Office funkcijām. Citas sistēmas ir izveidotas tikai pārrunu telpu rezervēšanai. Mūsu produkts ir radīts gan darba telpu rezervācijai, gan darba procesa organizēšanai kopumā,” stāsta Dmitrijs. Sistēmu var iestrādāt vienas dienas laikā, un tā sastāv no vairākām komponentēm. Tā ir mobilā lietotne katra darbinieka telefonā, bet sistēmu administrē biroja vadītājs.

Būtība ir vienkārša – sistēmā tiek ielādēts telpu plāns, kuru nepieciešamības gadījumā Unibranes var arī izveidot. Tad tiek atzīmētas visas darba vietas, pārrunu telpas, kā arī aprīkojums, kas pieejams konkrētajā darba vietā, piemēram, dators, telefons, kafijas aparāts vai jebkas cits. Katra darba vieta tiek apzīmēta ar QR kodu. Darbinieks, kurš vēlas strādāt birojā, savā telefonā redz, kuras darba vietas būs aizņemtas un kuras brīvas, vai vispār ir jēga doties uz biroju. Atnākot viņš noskenē QR kodu – pierakstās. Ja cilvēks kavē, piemēram, vairāk nekā 15 minūtes (nenoskenē QR kodu noteiktajā laikā), viņa darba vietas rezervācija tiek anulēta – darba vieta atkal ir pieejama.

“Pandēmijas laikā uzņēmumi samazināja darba vietu skaitu, daļēji atteicās no birojiem, lai arī darbinieku skaits nemainījās. Piemēram, ir kompānijas, kurām ir birojs ar desmit vietām, bet darbinieku skaits ir divreiz lielāks. Pateicoties Simple Office, tā nav problēma – vienmēr, ierodoties šāda uzņēmuma birojā, jūs pārliecināsieties, ka ir brīvas vietas,” saka Dmitrijs.

Simple Office – tas ir ne tikai ērts instruments darbiniekiem. Šī sistēma ir lielisks instruments biroja telpu plānošanai un pārvaldīšanai pašam darba devējam. Viņam ir iespēja monitorēt biroja piepildījumu, redzēt statistiku par darba vietu lietošanu, kā arī izdarīt secinājumus par darbinieku izvēli – vairāk strādāt attālināti vai uz vietas. No Simple Office var arī vienkārši nosūtīt paziņojumu visiem lietotājiem, kādai grupai vai konkrētam cilvēkam.

Simple Office izstrādātāji piedāvā pielāgot sistēmu katra pasūtītāja specifiskajām vajadzībām. Sistēma der gan kompānijām, gan kopstrādes telpu īpašniekiem.

Pēdējos gados pasaule ir būtiski mainījusies, un bizness ir spiests pielāgoties. Tagad, lai tas saglabātos pelnošs, ir jāprot izmantot instrumentus, kas ļauj ne tikai minimizēt izdevumus, bet arī paaugstināt darbinieku efektivitāti. Simple Office ir instruments tieši šiem mērķiem!

 

Šī ir apmaksāta informācija.

 

...

Next page

Piesakies iknedēļas jaunumiem